Существует несколько типов электронных подписей, каждый из которых имеет различные характеристики. В этой статье мы сосредоточимся на простой электронной подписи. Помимо простых электронных подписей, существуют усиленные и квалифицированные электронные подписи. Последние характеризуются дополнительными сложными элементами, обеспечивающими высокие гарантии перед законом.
Далее мы расскажем о том, что можно сделать с помощью простой электронной подписи — от покупки товаров и услуг до подписания типовых документов кадрового процесса.
Что такое простая электронная подпись? Простая электронная подпись (ПЭП) — это наименее сложный и чётко определённый тип электронной подписи. В то время как другие решения для электронной подписи должны включать определённые законом элементы, такие как обязательная идентификация подписанта, страховая защита или, в случае цифровых подписей, использование криптографических ключей, простая электронная подпись не требует ничего из этого. Вместо этого она соответствует принципу технологической нейтральности. Это означает, что решения ПЭП могут принимать различные формы и технические характеристики.
ПЭП является частью более общего определения электронной подписи в регламенте eIDAS. Согласно Регламенту, электронная подпись — это «набор данных в электронной форме, который прикреплён или логически связан с другими электронными данными и используется подписантом для подписания». На практике простая электронная подпись в своей базовой форме обычно состоит из пары учётных данных «имя пользователя + пароль», таких же, как те, что используются для доступа к электронной почте или личному кабинету, а также решений типа «укажи и щёлкни».
Некоторые судебные решения подтвердили, что сообщение, отправленное по электронной почте, может считаться снабжённым простой подписью. Например, это было подтверждено решением № 858 от 15 декабря 2003 года, вынесенным судом Кунео.
Где можно применять решения ПЭП? Решения ПЭП удобны для пользователя именно потому, что характеризуются простым доступом. Эти решения легче интегрировать с другими уже используемыми системами, что делает их подходящими для интеграции в полностью цифровые рабочие процессы, позволяя внедрять эффективные процессы цифровой трансформации. Остаётся выяснить только одно: какие документы и договоры можно подписывать с помощью простой электронной подписи.
Покупка товаров и продуктов онлайн Одним из видов деятельности, который становится всё более привычным для всех нас, является покупка товаров и продуктов всех видов через интернет. Онлайн-покупка — это форма соглашения между двумя сторонами, независимо от того, осуществляется ли она лично или удалённо. В большинстве случаев, в присутствии клиента, это устное соглашение, которое не требует подготовки какого-либо письменного документа и завершается выдачей чека или счёта-фактуры. В случае онлайн-транзакций нет необходимости в усиленных или квалифицированных подписях, поскольку простой подписи уже вполне достаточно.
Покупка нового договора на поставку электроэнергии или газа Ещё одним видом деятельности, который привёл к сокращению очередей у личных стоек в пользу цифровых технологий, является заключение новых договоров на поставку коммунальных услуг и последующее управление всеми этапами и связанными с ними действиями. Даже в этом случае решение ПЭП может эффективно использоваться. Этот тип процесса особенно хорошо подходит для электронных подписей. Помимо дематериализации договоров и подписок, можно также создавать процессы, в которых другие взаимодействия между компанией и клиентом больше не происходят за стойкой или по телефону, а в цифровом формате. При правильном рабочем процессе и необходимом призыве к действию вы можете предложить клиентам возможность записаться на приём к оператору или активировать новую услугу всего несколькими щелчками мыши. Необходимые документы могут быть представлены на подпись по электронной почте или через специальную веб-область, и становится возможным создавать всё более богатый и персонализированный цифровой пользовательский опыт.
Подписание кадровых документов Простая электронная подпись также может использоваться для дематериализации и оптимизации определённых отчётов и процессов отдела кадров. Например, простая электронная подпись может использоваться при запросе отпусков, отгулов, заявок на обучение или заявлений о возмещении расходов. В связи с этим стоит упомянуть недавнее разъяснение Налогового агентства, содержащееся в ответе № 740 от 20 октября 2021 года, касающееся управления отчётами о расходах. В ответе Агентства уточняется, что цифровые отчёты о расходах не требуют квалифицированной электронной подписи или расширенной подписи сотрудника, что делает вполне вероятным использование простой электронной подписи или решений единого входа (SSO).
Утверждение коммерческих предложений и заказов на покупку Принятие сметы или заказа на покупку — ещё одно действие, которое можно выполнить, прикрепив ПЭП, тем самым оцифровывая и повышая эффективность таких типов транзакций. Также в этом случае ПЭП позволяет упростить процессы, которые в противном случае требовали бы обмена, печати и сканирования различных документов для получения собственноручной подписи, тогда как эти этапы значительно сокращаются, если не устраняются вовсе, при переходе на цифровой подход.
Подписание уведомлений о конфиденциальности Вы можете подписать политику конфиденциальности с помощью решения простой электронной подписи, как только у подписанта появится возможность должным образом просмотреть и прочитать сам документ. Это также может быть реализовано по электронной почте или с использованием информации, доступной в специальной веб-области, к которой подписант получает доступ с помощью пары учётных данных. Призыв к действию для подписи в форме решения «укажи и щёлкни» (например, кнопка, которая явно выражает готовность подписать документ) может быть размещён в конце раскрытия информации, чтобы подписант мог правильно его просмотреть.
Как усилить решение ПЭП? Как мы уже говорили, простая электронная подпись может иметь различные характеристики, определяющие степень надёжности. Поскольку ценность простой подписи в случае спора оценивается в зависимости от её характеристик целостности, безопасности и неизменности, может быть полезно принять меры для повышения надёжности ПЭП, сохраняя при этом её гибкость.
Самый простой способ повысить ценность ПЭП — использовать OTP-код (одноразовый пароль), который будет отправлен подписанту через SMS, приложение или электронную почту. Отправка OTP-кода на устройство, принадлежащее подписанту, является формой его аутентификации и позволяет человеку дополнительно подтвердить свою готовность подписать именно этот документ.
Источник: 5 вещей, которые вы можете сделать (и, возможно, не знали) с помощью простой электронной подписи