Электронные подписи могут обеспечить дополнительную эффективность соглашений, но их внедрение остаётся медленным. Гибридная работа требует цифровых рабочих процессов для всех операций. Это могут быть видеозвонки вместо встреч или живые онлайн-документы для одновременной совместной работы. Но подпись обычно завершает все сделки и контракты, оставаясь последним шагом к уходу от аналогового офиса.
Предприятия всё чаще переходят от бумажных ручных рабочих процессов к облачным. Цифровые технологии повлияли на офисную жизнь по всему миру. Быстрорастущие стартапы нанимают и вводят в должность новых сотрудников; банки приобретают виртуальных клиентов; глобальные фармацевтические компании создают сети поставщиков медицинских услуг для программы вакцинации. В каждом случае электронные подписи стали значимым фактором.
Ручка имеет значение
До сих пор внедрение электронной подписи шло медленно, поскольку эта технология гораздо сложнее, чем может показаться. Различные юридические требования для разных сценариев использования означают, что современные решения обычно громоздки и дороги. Это часто делает их последним шагом на пути к полностью цифровому офису.
Согласно IDC TechBrief 2020, только одна из трёх компаний использует электронные подписи. Пандемия и вынужденный переход на удалённую работу изменили ситуацию, поскольку объём бумажной работы резко сократился одновременно с уходом из физического офиса. Хотя это должно было стимулировать использование электронных подписей, многие предприятия по-прежнему полагаются на громоздкие решения, такие как карты подписей с устройствами считывания, принтеры и сканеры. Они всё ещё распространены в наших домашних офисах.
Однако есть лучший способ — интеграция функций электронной подписи в существующие платформы для совместной работы имеет решающее значение для того, чтобы предприятия могли работать, не прибегая к сложным цепочкам ручного утверждения и аналоговым бумажным методам.
Контент тоже имеет значение
Сначала рассмотрим важность контента для бизнеса. Проще говоря, контент — это неотъемлемая ценность компании. Есть много компаний, чей документный контент является строго конфиденциальным или имеет большое значение. Контент — это вся работа организации, и он уникален для каждой компании. Контент — это база данных её самых ценных идей.
Но чтобы эффективно реализовать эту ценность, организациям необходимо найти единое место для своего контента. Разделение контента между различными хранилищами и приложениями создаёт трение, которое может препятствовать доступу сотрудников к информации и её обмену, сдерживая инновации и производительность.
Простота интеграции приложений с другими технологиями весьма существенна в современном контент-ориентированном мире. В результате компании обращаются к унифицированным платформам, где контент можно безопасно хранить и управлять им, соблюдая все требования соответствия, и где все команды имеют возможность совместно работать над контентом как внутри компании, так и за её пределами.
Платформы со встроенными возможностями электронной подписи помогают избежать дополнительного трения, которое прерывает «жизненный цикл контента». Например, договор, пересылаемый по почтовым ящикам, может создать множество трудностей, начиная с контроля версий и редактирования и заканчивая подписями. Интеграция электронных подписей в платформу создаст более плавный рабочий процесс от начала до конца, исключая возможность ошибок или потери данных.
Последствия интеграции для безопасности
Интегрированные электронные подписи, которые юридически совместимы и юридически обязательны, должны быть фундаментальным элементом облачных платформ для контента. В то же время эти решения должны предоставлять предприятиям возможность определить централизованное, единое руководство по информационной безопасности и управлению на всём пути распространения контента. В этом случае электронная подпись не означает, что упомянутые решения, сертифицированные на предмет безопасности или соответствия требованиям, юридически эквивалентны усиленным электронным подписям.
При выборе решения для электронной подписи для вашей компании важно искать технологию, которая проста в использовании и соответствует самым высоким стандартам безопасности. Она должна быть простой и интуитивно понятной для ваших пользователей, но при этом очень ориентированной на безопасность для защиты вашего контента. В рамках этого акцента на безопасность компании должны определить единую, последовательную политику информационной безопасности и управления для всего процесса распространения контента, в который должны вписываться электронные подписи.
Пользовательский интерфейс также должен быть нативным и простым — нет смысла выбирать решение, которое требует более сложных рабочих процессов и шагов. Устранение ручных задач является ключевым, и омниканальные предложения (любое устройство, любой браузер) естественным образом будут работать более плавно. Решение также должно поддерживать множество форматов документов, чтобы обеспечить единообразный подход во всём бизнесе.
Полный путь контента имеет решающее значение
Отображение электронных подписей непосредственно в облачной платформе даёт множество преимуществ. Подписи могут быть выполнены юридически безопасным способом, даже когда удалённые сотрудники или партнёры работают вместе над документами, а бизнес повышает ROI и эффективность, устраняя громоздкие и дорогостоящие решения для квалифицированных подписей.
При выборе подходящей платформы важно убедиться, что процессы работают максимально плавно. Наиболее важными моментами здесь являются безопасность, совместная работа, производительность — и интеграция с другими лучшими в своём классе инструментами для коммуникации и сотрудничества.
Оригинальная статья Электронные подписи: пожалуйста, распишитесь на цифровой строке была написана Себастьеном Мароттом. Если вам интересны наши статьи, вы можете подписаться здесь; мы будем рады получить обратную связь.