Таким образом, если HR-отдел планирует стратегическое развитие, уместно сказать, что электронная подпись может помочь оптимизировать подписание трудовых договоров в электронной форме.
Что такое электронная подпись?#
Электронная подпись — это термин для любого типа подписи в электронном формате. Согласно определению регламентов ЕС об электронных подписях (eIDAS), электронная подпись означает «данные в электронной форме, которые присоединены к другим данным в электронной форме или логически связаны с ними и которые используются подписантом для подписания».
Для подтверждения личности подписанта требуется электронный сертификат. Он включает персональные данные подписанта, а также закрытый ключ, необходимый для подписи. Сертификат может храниться двумя способами: на физическом устройстве или в облаке.
Кроме того, электронная подпись имеет юридическое значение. Она основана на регламенте eIDAS (Electronic Identity And Trust Services), который вступил в силу 1 июля 2016 года. Он регулирует различные типы подписей и их использование. Усиленная электронная подпись (AES) признаётся юридически, если соблюдены следующие требования.
AES должна быть: • Уникально связана с подписантом • Способна идентифицировать подписанта • Создана с использованием данных для создания электронной подписи (то есть закрытого ключа шифрования), которые подписант может с высокой степенью уверенности использовать под своим исключительным контролем • Связана с подписанными данными таким образом, чтобы любое последующее изменение данных было обнаружимо.
eIDAS определяет три типа электронной подписи: простая, усиленная и квалифицированная.
Стандартная электронная подпись: используется для документов с ограниченным риском (примеры: счета, сметы); целостность документа гарантируется после подписания. Личность подписанта также подтверждается. Усиленная электронная подпись: используется для финансовых операций или юридических документов, таких как трудовой договор. Уровень безопасности AES выше. Квалифицированная электронная подпись: используется для документов с высоким риском ответственности, таких как юридические документы в судебной системе. Это самый безопасный тип подписи, поскольку личность подписанта подтверждается при его физическом присутствии.
Преимущества подписания трудового договора с электронной подписью для HR-отделов Электронные подписи выгодны не только HR-отделам, но и бизнесу в целом.
Иллюстрация процесса подписания трудового договора в электронном формате#
Трудовой договор — один из кадровых документов, требующих подписи двух сторон. Устоявшаяся практика подписания трудового договора в бумажном формате всё ещё довольно распространена. Тем не менее кадровый документооборот развивается в соответствии с современными тенденциями, и всё больше производителей программного обеспечения позволяют дематериализовать трудовой договор и подписывать его электронно.
Дематериализация договоров — это процесс оцифровки документов или создания, подписания и архивирования договорных документов онлайн с использованием специальных программ для электронной подписи и систем электронного хранения документов, таких как DocaPost, DocuSign или PeopleDoc. Существуют различные инструменты электронной подписи: некоторые предназначены только для электронного подписания документов. Такие инструменты часто используются шире — не только для управления кадровыми документами, но и для закупочного процесса, бухгалтерии (например, для подписания клиентских договоров, счетов) и т. д. Существуют также инструменты электронной подписи, предлагающие более обширные функции для HR-отдела. Такие инструменты могут изначально предлагать другие HR-модули, которые взаимосвязаны или интегрированы в HR-решения. В обоих случаях использование электронной подписи повышает эффективность процесса найма. Договор можно легко сгенерировать несколькими кликами, и потенциальные сотрудники могут получить доступ к своему трудовому договору вскоре после получения подтверждения о приёме на работу.
Бесшовный процесс подписания документов производит благоприятное впечатление на кандидатов. Он также говорит о правильном выборе работодателя.
Как подписать трудовой договор с помощью электронной подписи?#
Чтобы дематериализовать процесс составления и подписания трудового договора, необходимо выполнить пять шагов на схеме ниже:
Есть несколько вещей, на которые следует обратить внимание перед переводом трудовых договоров в вашей компании в электронный формат:
Стоимость может быть очень высокой. Поэтому крайне важно проверить предложенную цену, сравнив конкурирующих поставщиков. Срок внедрения варьируется в зависимости от существующей ИТ-структуры внутри компании. Он также зависит от поставщика программного обеспечения, который будет осуществлять эту интеграцию. Также важно убедиться, что вы подписываете документ с соответствующим сертификатом электронной подписи.
Наконец, выбор инструмента электронной подписи должен соответствовать общей ИТ-структуре компании.
Переход на электронный HR-документооборот поможет вашей компании достичь целей по производительности и перейти от традиционных HR-транзакций к вовлекающему сквозному опыту, используя интеллектуальные технологии, чтобы сделать каждое взаимодействие менее сложным и более значимым.
Оригинальная статья — здесь.